Organisation Finanzübersicht

Liebe Nathalie,
ich hätte folgende Frage bezüglich der Organisation der Finanzen: welches System empfiehlst du da? Wir haben ja diese Excel-Tabelle von dir - zusätzlich aber noch den Lexware-Finanzmanager. Braucht es den deiner Meinung nach zusätzlich? Z.B. für die Steuer? Oder reicht die Excel-Tabelle?
Vielen Dank und viele Grüße, Anna

Liebe Anna,
Lexware-Finanzmanager ist kein Buchhaltungssystem, aber es erlaubt trotzdem die Zuordnung der Kontobewegungen in Kategorien. Ich stelle meinen Kontoplan demnächst im Kurs über die Kita-Finanzen zur Verfügung (ich werde den Link als Kommentar zu diesem Post schreiben, sobald es soweit ist). Du kannst meine Kategorien in Lexware-Finanzmanager übernehmen.

Bei eurer Größe (15 Kinder) reicht es als Buchhaltung aus. Für größere Einrichtungen würde ich ein Buchhaltungssoftware empfehlen (zB Nupian, Lexoffice, meineonlinebuero). Sie sind aber teurer als der Lexware-Finanzmanager.

Ganz wichtig für das Finanzamt: mit der Steuererklärung alle 3 Jahren musst du eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung pro Jahr vorlegen, diese darf auch nicht mehr nach dem Jahresabschluss geändert werden. Am besten druckt ihr sie aus, unterschreibt und datiert sie und scannt sie wieder. Sie ist somit nicht mehr änderbar und wird der Mitgliederversammlung zur Entlastung des Vorstands vorgelegt. Sie wird dem Protokoll der Mitgliederversammlung angehängt.
Meine Vorlage für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung findest du auch zeitnah im Kita-Finanzen-Kurs.

Die Excel-Tabelle, die ihr von mir habt, ist die Liquiditätsplanung. Sie ist nicht fürs Finanzamt oder für die Mitgliederversammlung interessant, sondern ist ein Steuerungsinstrument für euch als Vorstand - eine Controlling-Datei.
Auch diese Vorlage stelle ich mit Erklärungen zeitnah online, da das Thema einer der Schwerpunkte des Monats Mai darstellt.

Liebe Grüße, Nathalie

Liebe Nathalie, danke! Gibt es eventuell schon ein Update, was die oben angesprochenen Vorlagen betrifft?
Zudem stellt sich noch eine weitere Frage: der vorige Finanzvorstand hat leider keine Einnahmen-Überschuss-Rechnung pro Jahr erstellt. Was droht uns denn da vom Finanzamt, wenn wir diese nicht vorlegen können? Gibt es irgendwelche Alternativen, wenn das nicht vorliegt?
Viele Grüße, Anna

Liebe Anna,

entschuldige bitte meine späte Antwort. Die Vorlage für die EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) findest du im Kurs-Bereich unter:
Kita Finanzen > Grundkurs > Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Bei eurem Problem würde ich empfehlen, eine EÜR pro Jahr nachträglich zu rekonstruieren. Eine gewisse Buchhaltung wird es gegeben haben. Lieber eine unvollständige EÜR liefern als gar keine. Du kannst dabei meine Vorlage nutzen. Nicht alle Felder müssen ausgefüllt sein, du kannst einige Ausgaben auch in einem Posten (Ausgaben) zusammenfassen.

Wenn du Hilfe benötigst, melde dich gerne separat bei mir - oder gerne bei der nächsten Sprechstunde.

Viele Grüße,
Nathalie

Vielen Dank, liebe Nathalie. Leider kann ich die Vorlage für die EÜR nicht herunterladen und erhalte stets eine Fehlermeldung (InvalidArgumentHeader value cannot be represented using ISO-8859-1.response-content-dispositionattachment; filename=EÜR-Vorlage_Zenkita.xlsxDMTG0XPD01NJJXCCzrhnSBCnxzb5FgVsfLkj9ny5xKhB+DIrf+iGUN8L03Q+GA5xcM9o2ZQ4zZTBLAEf7+YMqRiuAqM=) - gibt es eine Alternative, an das Dokument zu kommen? Danke & viele Grüße
Anna

Hallo Anna,
ich habe die Datei ausgetauscht. Es sollte jetzt funktionieren. Gib mir bescheid, wenn es bei dir noch nicht geht.
LG, Nathalie

Liebe Nathalie,
ich hätte eine Frage zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR): wo sind die Kautionen und Anmeldegebühren einzutragen? Sind das "Periodenfremde Erträge"? Oder gehören sie zum ideellen Tätigkeitsbereich?
Danke im Voraus und viele Grüße
Anna

Liebe Anna,

die Kautionen erscheinen nicht in der EÜR. Sie sind keine Erträge für den Kindergarten, da sie am Ende zurückbezahlt werden.
Nur wenn eine Kaution zurückgehalten wird, buchst du sie von dem Kautionskonto aufs Elternentgelte-Konto.

Die Anmeldegebühren zahlt ihr nicht zurück (oder?). Sie sind im ideellen Bereich unter einem Konto "Aufnahmegebühren". Das habe ich in der Standard EÜR nicht berücksichtigt. Das haben nicht alle.

Unter periodenfremde Erträge kommen Nachzahlung von Fördergelder nach der Endabrechnung, oder Einnahmen für Leistungen, die im Vorjahr stattgefunden haben.

Viele Grüße,
Nathalie

Hallo Nathalie,
vielen Dank dafür. Folgende Fragen hätte ich noch:
Wie verhält es sich mit Überträgen vom eigenen Sparkonto und Darlehen aus der Elternschaft? Die tauchen dann ebenfalls nicht in der EÜR auf, richtig?
Viele Grüße
Anna

Ja genau, sie tauchen nicht in der EÜR, da es keine Betriebseinnahmen/-ausgaben sind.